ФНС переходит на электронный документооборот: что изменится в октябре

Рассказываем про:

• как происходил обмен счетами-фактурами до октября 2025;
• как изменится обмен электронными счетами-фактурами;
• что представляют собой универсальные сообщения и зачем они вводятся;
• нужно ли подписывать сообщения и подтверждать их получение;
• формат и коды причин: как будет структурировано сообщение.

До октября 2025 года каждый этап обмена электронными счетами-фактурами сопровождался формальными процедурами: требовалось отправлять извещения о получении и уведомления об уточнении, заверять документы электронной подписью и фиксировать момент передачи. С 1 октября всё это заменено новым порядком, основанным на использовании универсальных сообщений.

Как происходил обмен счетами-фактурами до октября 2025

До 1 октября 2025 года при работе с электронными счетами-фактурами по телекоммуникационным каналам связи действовал строгий порядок, закреплённый приказом Минфина № 14н. После получения счёта-фактуры покупатель обязан был направить продавцу извещение о получении документа (ИоП). Этот документ формировался в электронной форме, подписывался квалифицированной электронной подписью (КЭП) и передавался через оператора ЭДО.

Если в счёте-фактуре обнаруживалась ошибка, покупатель должен был направить уведомление об уточнении (УоУ), которое также оформлялось с КЭП и проходило аналогичный путь. Таким образом, полный цикл подтверждения и корректировки мог растягиваться на несколько дней. Для бизнеса это не только временные издержки, но и дополнительная нагрузка на бухгалтерские службы, риск просрочек и возможные разногласия с контрагентами.

Изменения в ЭДО: универсальные сообщения

С октября в электронном документообороте появился новый инструмент — универсальное сообщение. По сути, это отдельный вид электронного документа, с помощью которого стороны смогут информировать друг друга о статусе переданных файлов, включая счета-фактуры. В отличие от прежних форм, универсальное сообщение не требует использования квалифицированной электронной подписи и не предполагает обязательного подтверждения даты и времени отправки или получения. Документ формируется в едином стандартизированном виде и пересылается адресату через оператора ЭДО.

Главная идея новшества — избавиться от бюрократии и облегчить обмен информацией между компаниями. Если раньше любое действие сопровождалось официальными уведомлениями с подписями и строгой фиксацией этапов, то теперь достаточно простого сообщения: «получено», «необходимо уточнение» или «подписание отклонено». Это значительно экономит время и упрощает процесс взаимодействия.

Применяться такие сообщения будут не только к счетам-фактурам. Их использование распространится и на универсальные передаточные документы (УПД), корректировочные счета-фактуры, а также на неформализованные файлы, для которых отсутствует установленный регламент.

Формат и коды причин: как будет структурировано сообщение

Формат универсального сообщения будет утверждён ФНС в ближайшее время. В его основе — чёткая классификация целей отправки, где каждой цели отправки соответствует определённый код. Такой код будет встроен в каждое сообщение и указывать, зачем оно направлено адресату.

Минфин уже предложил базовый набор обозначений:

• 1999 — подтверждение факта получения документа;
• 2999 — уведомление о необходимости внести исправления;
• 3999 — отказ в подписании документа;
• 4002 — запрос дополнительных сведений по переданному файлу.

Использование кодов позволяет максимально автоматизировать дальнейшие действия в учётных программах. Например, при получении сообщения с пометкой 2999 система автоматически сформирует задачу на корректировку счёта-фактуры, без участия бухгалтера в ручной проверке. В дальнейшем перечень кодов планируется дополнять, чтобы охватить больше сценариев взаимодействия.

Рекомендации по переходу на ЭДО

• 1 шаг. Ознакомьтесь с материалами ФНС о переходе на ЭДО. На сайте ФНС уже размещены технологии обмена электронными документами с применением универсальных сообщений.
• 2 шаг. Свяжитесь с вашим оператором электронного документооборота. Уточните детали перехода: когда будет обновлено программное обеспечение, какие изменения предусмотрены и как они отразятся на текущей работе вашей компании.
• 3 шаг. Заранее убедитесь, что используемые вами системы поддерживают формат универсальных сообщений. Это позволит избежать технических сбоев и задержек в документообороте после вступления изменений в силу.
• 4 шаг. Сообщите бухгалтерам и специалистам по документообороту о новых правилах, проведите инструктаж или внутренний семинар. Это поможет адаптироваться к изменениям и сразу работать по-новому.

Заключение

Переход на универсальные сообщения — не просто техническое обновление, а логичный этап развития электронного документооборота. Он направлен на устранение избыточных процедур, сокращение сроков обработки документов и повышение удобства.