Сезон отпусков: как правильно рассчитать отпускные в 2026 году

С чего начать: определяем расчетный период

Любой расчет отпускных базируется на среднем дневном заработке сотрудника. Первым делом нужно установить расчетный период. По общему правилу это 12 календарных месяцев, которые предшествуют месяцу начала отпуска. Например, если вы уходите отдыхать в июне 2026 года, расчетный период — с 1 мая 2025 года по 30 апреля 2026 года. Для тех, кто работает в организации меньше года, расчетный период считается с первого дня работы до последнего дня месяца, предшествующего отпуску.

Здесь важно отметить, что не все дни, попадающие в этот промежуток, будут учтены. Отсюда логично перейти к следующему шагу.

Какие дни считаются отработанными, а какие нет

В расчет включаются только фактически отработанные дни. Если сотрудник в каком-то месяце болел, был в командировке, очередном отпуске, декрете или отсутствовал по другим причинам (включая прогулы), эти дни исключаются. Также не учитываются дни простоя по вине работодателя или по независящим причинам.

Полностью отработанным считается месяц, в котором нет ни одного исключаемого дня. Количество дней в таком месяце для расчета принимается равным 29,3 — это среднемесячное число календарных дней, установленное Трудовым кодексом. Если месяц отработан не полностью, формула становится чуть сложнее: нужно взять количество календарных дней в этом месяце, вычесть из него количество неотработанных дней, разделить на количество дней в месяце и умножить на 29,3. Просуммировав такие значения по всем неполным месяцам и прибавив 29,3 за каждый полностью отработанный месяц, вы получите общее количество отработанных дней за расчетный период.

Теперь, когда мы разобрались с днями, необходимо понять, какие выплаты участвуют в расчете.

Доход за расчетный период: что включаем, а что нет

В сумму дохода для отпускных входят все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда у конкретного работодателя. Это оклад, надбавки и доплаты (за выслугу лет, совмещение, работу в ночное время), выплаты за особые условия труда, а также премии и денежные вознаграждения. С 1 сентября 2025 года действует уточнение: при расчете отпускных теперь учитываются все виды премий — годовые, квартальные, полугодовые и ежемесячные. Однако есть ограничение: за один и тот же показатель в расчетном периоде можно учесть не более двух полугодовых, четырех квартальных или двенадцати ежемесячных премий. Если сотрудник отработал не весь период, премии учитываются пропорционально отработанному времени.

При этом существуют выплаты, которые в расчет не включаются. Это всевозможные пособия (например, больничные и декретные), компенсации (за питание, проезд, связь), командировочные расходы, а также ранее начисленные отпускные. Иными словами, в расчете участвуют только те суммы, которые являются платой за труд, а не социальными гарантиями или возмещением затрат.

Однако в расчетном периоде могло произойти повышение зарплаты. Как быть в этом случае?

Если зарплата выросла: индексация

Когда в течение расчетного периода или после него, но до начала отпуска, в организации повышаются оклады, доходы за месяцы, предшествующие повышению, нужно скорректировать на коэффициент индексации. Коэффициент рассчитывается как новый оклад, деленный на старый. Исключение — если повышение затронуло только одного сотрудника или отдел, а не всю компанию. В такой ситуации индексация не применяется.

После того как определены общее количество отработанных дней и сумма дохода за расчетный период, можно переходить к главной формуле.

Формула среднедневного заработка и расчета отпускных

Среднедневной заработок рассчитывается по простой формуле: доход за расчетный период делится на количество отработанных дней в этом периоде. Полученное значение умножается на количество календарных дней отпуска. Результат — это сумма отпускных до вычета налога.

Например, сотрудник уходит в отпуск на 14 дней с 1 июня 2026 года. Его доход за 12 месяцев составил 2 100 000 рублей, и расчетный период отработан полностью. Среднедневной заработок: 2 100 000 / (12 × 29,3) = 2 100 000 / 351,6 = 5 972,70 рубля. Отпускные: 5 972,70 × 14 = 83 617,80 рубля. НДФЛ: 83 617,80 × 13% = 10 870,31 рубля. Отпускные к выплате: 83 617,80 − 10 870,31 = 72 747,49 рубля.

Но не спешите считать эту сумму окончательной. Есть несколько особенностей, которые могут изменить итоговую цифру.

Особенности, о которых важно знать

Первая особенность связана с минимальным размером оплаты труда. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ установлен в размере 27 093 рубля в месяц. Если средний месячный заработок сотрудника, отработавшего полную норму рабочего времени, окажется ниже этой суммы, отпускные рассчитываются исходя из МРОТ. Для тех, кто работает на неполной ставке, минимальная планка пропорционально уменьшается. Это защитная норма, гарантирующая, что работник не получит слишком мало.

Вторая особенность касается праздничных дней. Если на период вашего отпуска выпадают нерабочие праздничные дни (с 1 по 8 января, 23 февраля, 8 марта, 1 и 9 мая, 12 июня, 4 ноября), они не включаются в число дней отпуска и не оплачиваются. Отпуск автоматически продлевается на количество таких дней. Поэтому, планируя отдых, стоит сверяться с производственным календарем.

Третья особенность — налогообложение. Отпускные облагаются налогом на доходы физических лиц по стандартной ставке 13%. Однако с 1 января 2026 года для части отпускных, сформированной за счет районного коэффициента и надбавки за работу на Крайнем Севере и приравненных местностях, начинает действовать двухступенчатая шкала. В пределах 5 миллионов рублей в год — 13%, сверх этой суммы — 15%. Для большинства сотрудников, не имеющих высоких северных доходов, изменения незначительны.

Практический совет напоследок

Каждый случай может иметь индивидуальные нюансы: неполные месяцы, разные виды премий, изменения окладов или особые условия труда. Для точного расчета можно использовать специализированные онлайн-калькуляторы, которые автоматически применяют формулы. Однако самый надежный способ — обратиться к бухгалтеру вашей компании. Он учтет все внутренние локальные акты и особенности вашего трудового договора, а также проверит, правильно ли применены коэффициенты и не упущена ли какая-либо выплата. Своевременный и точный расчет отпускных избавит от неприятных сюрпризов и позволит спокойно наслаждаться заслуженным отдыхом.