Что такое декларация 1-НДФЛ

Советы юриста

В налоговой системе России существует множество документов, связанных с учетом доходов физических лиц. Один из них – налоговая карточка 1-НДФЛ. Однако с 2011 года её применение перестало быть необходимым. Тем не менее 1-НДФЛ может использоваться как удобный инструмент для ведения учета налоговых данных, а её структура до сих пор актуальна для корректного заполнения расчета 6-НДФЛ. В этом материале разберемся подробнее, что такое форма 1-НДФЛ, как она заполняется и в каких случаях используется.

Рассказываем:

что такое налоговая карточка 1-НДФЛ и для чего она нужна,
кто обязан её заполнять и какие сведения в ней содержатся,
какие доходы, вычеты и налоговые ставки в ней учитываются,
в каких случаях форма 1-НДФЛ используется на практике.

Форма 1-НДФЛ – это налоговая карточка, содержащая данные о доходах сотрудника, налоговой базе, вычетах и удержанном НДФЛ. Этот документ был утвержден приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583. С 2011 года использование 1-НДФЛ не является обязательным, однако многие работодатели продолжают вести её в качестве внутреннего регистра налогового учета, поскольку она удобна для контроля расчетов по НДФЛ и подготовки отчетов в налоговую службу.

Кто заполняет форму 1-НДФЛ

Заполнение налоговой карточки – обязанность налоговых агентов. К ним относятся:

работодатели,
частнопрактикующие нотариусы, детективы, охранники,
постоянные представительства иностранных компаний в России.

Какие сведения содержит налоговая карточка

Карточка 1-НДФЛ включает несколько разделов:

1. Данные о налоговом агенте

Содержит информацию о работодателе (организации, ИП), который является налоговым агентом:

ИНН и КПП,
код ИФНС, в которую подается отчетность,
ОКТМО,
наименование компании,
ОГРН и контактные данные (телефон, адрес).

Эти сведения используются при заполнении титульного листа формы 6-НДФЛ.

2. Данные о налогоплательщике

Включает сведения о сотруднике, которому выплачены доходы и удержан налог:

Ф.И.О.,
ИНН,
дата рождения,
гражданство и код страны,
паспортные данные,
количество дней пребывания в РФ (для определения налогового статуса: резидент или нерезидент).

Эти данные затем используются для заполнения Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ.

3. Сведения о доходах и налогах

Здесь фиксируется информация о доходах налогоплательщика и удержанном НДФЛ.

Какие данные включаются:

даты фактического получения дохода,
виды доходов (заработная плата, премии, материальная выгода и т. д.),
налоговые вычеты (стандартные, социальные, имущественные),
суммы исчисленного, удержанного и возвращенного налога,
применяемые ставки налога (13%, 15%, 30% и другие).

Доходы можно разбить по периодам – это упрощает контроль за налоговыми выплатами и помогает правильно переносить данные в расчет 6-НДФЛ.

Как отражаются доходы в форме 1-НДФЛ

Доходы, включаемые в налоговую базу, учитываются как в денежной, так и в натуральной форме. Сюда относятся:

заработная плата, премии, бонусы,
материальная выгода (например, экономия на процентах по займам от работодателя),
доходы от продажи имущества,
другие виды доходов, подлежащие налогообложению.

Если доход выражен в иностранной валюте, его пересчитывают в рубли по курсу ЦБ РФ на дату получения.

Как 1-НДФЛ используется в современной отчетности

Хотя 1-НДФЛ не является обязательной, она остается полезной для корректного ведения налогового учета. Например:

при заполнении расчета 6-НДФЛ (перенос данных о доходах, удержанном и исчисленном налоге),
при подготовке справок 2-НДФЛ,
для контроля за налоговыми вычетами и льготами,
для внутреннего учета налоговых данных сотрудников.

Использование 1-НДФЛ позволяет работодателю систематизировать налоговый учет и избежать ошибок при сдаче отчетности.

Заключение

Хотя форма 1-НДФЛ больше необязательна, её структура по-прежнему полезна для ведения налогового учета в организациях. Она помогает фиксировать доходы сотрудников, удержанный налог и применяемые вычеты, а также используется при заполнении расчетов 6-НДФЛ и справок 2-НДФЛ.